BlogAI in je werk
Een AI-actielijst met lege vakjes kan je verder helpen
Een keurige tabel kan afspraken suggereren die niemand heeft gemaakt. Laat de gaten zien, dan weet je wat je nog moet vragen.
De vergadering is afgelopen. In je aantekeningen staat iets over een offerte op vrijdag, een levering op woensdag en iemand die de planning zou nakijken. Wie wat zou doen, weet je niet meer precies.
Je laat AI er een actielijst van maken. Een minuut later staan de taken keurig op een rij, met namen en deadlines erbij. De vergadering oogt ineens beter georganiseerd dan toen je erbij zat.
Prettig. Tot je je afvraagt: hebben we dit eigenlijk afgesproken?
Vrijdag krijgt een eigen leven
Neem deze fictieve notitie:
De offerte gaat vrijdag naar de klant. Verkoop controleert de prijs. De projectleider kijkt de planning na. Wie de offerte verstuurt en hoe laat, spreken we nog af. Levering misschien woensdag; de leverancier heeft die dag nog niet bevestigd.
Verkoop controleert de prijs. De projectleider kijkt de planning na. En de offerte gaat vrijdag naar de klant, al moet iemand nog zeggen wie hem verstuurt en welke vrijdag we bedoelen. De deadlines voor die twee controles ontbreken ook.
Vraag je om een complete actielijst, dan kan AI die gaten invullen met iets dat aannemelijk klinkt. Vrijdag komt bijvoorbeeld ook bij de prijscontrole te staan. Logisch: eerst controleren, dan versturen. Er is alleen geen deadline afgesproken.
Hier glijdt een beschrijving de planning in. Je notitie vertelt wat besproken is; de tabel vertelt een collega wat die moet doen, en wanneer. Een ingevulde cel krijgt daardoor het gezag van een afspraak.
Niemand heeft ja gezegd. Het vakje is toch gevuld.
Onbekend is óók een antwoord
Ik zou AI ook vertellen wat het met ontbrekende afspraken moet doen. Laat het onbekend opschrijven. Dan houd je iets over waar je een collega naar kunt vragen.
Dat vakje invullen kan later altijd.
Probeer deze opdracht in de door je organisatie goedgekeurde AI-omgeving, met informatie die je daar mag verwerken. Voor deze oefening kun je de fictieve notitie hierboven gebruiken:
Maak een actielijst uit de notitie. Geef per actie de eigenaar, deadline en het letterlijke bronfragment. Neem alleen afspraken over die expliciet in de notitie staan. Schrijf 'onbekend' als eigenaar of deadline ontbreekt. Zet voorstellen en onbevestigde verwachtingen apart. Voeg onder de lijst de vragen toe die nodig zijn om de ontbrekende afspraken af te maken.
Leg het antwoord naast deze tabel. Dit is mijn controlevoorbeeld bij de notitie, geen vast AI-resultaat: dezelfde opdracht kan verschillende antwoorden opleveren.
| Actie | Eigenaar | Deadline | Bronfragment |
|---|---|---|---|
| Prijs controleren | Verkoop | Onbekend | 'Verkoop controleert de prijs.' |
| Planning nakijken | Projectleider | Onbekend | 'De projectleider kijkt de planning na.' |
| Offerte versturen | Onbekend | Vrijdag, kalenderdatum onbekend | 'De offerte gaat vrijdag naar de klant.' |
Woensdag blijft buiten de actielijst. De leverancier heeft die leverdag nog niet bevestigd. Zet hem apart als verwachting, totdat de afspraak vaststaat.
Die opdracht garandeert geen foutloze lijst. Microsoft adviseert ook om Copilot-antwoorden te controleren en waar nodig met betrouwbare bronnen te vergelijken. Ook een keurige kolom vol 'onbekend' verdient een tweede blik.
Nog drie vragen
Zo'n tabel oogt minder af. Ik vind dat prettig: de gaten vallen op. Je hoeft ze niet eerst onder een keurige planning vandaan te halen.
Lees de bronfragmenten naast de acties en zoek ze terug in de oorspronkelijke notitie. Is een datum of eigenaar uit de ene zin in een andere rij beland? Haal die er dan uit. Stel daarna de open vragen aan je collega's: wie verstuurt de offerte, op welke vrijdag en wanneer moeten de controles klaar zijn?
Als jullie die afspraken hebben bevestigd, werk je de gedeelde takenlijst bij. Bewaar het oorspronkelijke verslag erbij. Dan kun je later terugvinden waarop een afspraak berust.
De vergadering is afgelopen. Het gesprek nog niet.